Dokumentenarchivierung
gemäß GoBD 2017

Die Langzeitarchivierung von digitalen Geschäftsbriefen ist seit dem 01.01.2017 für alle Unternehmen unumgängliche Pflicht. Alle Dokumente, die als Geschäftsbriefe gelten oder steuerlich relevant sind, fallen unter die Regelungen für die ordnungsmäßige Buchführung – egal, ob diese digital oder in Papierform vorliegen. Dazu gehören auch Angebote, Rechnungen oder Handelsbriefe, die per E-Mail versendet oder empfangen wurden.

Wir helfen Ihnen bei der Umstellung zur digitalen Langzeitarchivierung!

Aus der Praxis - für die Praxis. Gemäß diesem Motto setzen wir praxisbewährte Produkte aus dem Bereich der digitalen Archivierung ein.

ecoDMS Version 16.09 (eleanor)

Das ecoDMS Archiv ist ein modernes, plattformunabhängiges und revisionskonformes Client-Server-System. Es dient der datenbankgestützten Archivierung elektronischer Dokumente. Papiergebundene und digitale Unterlagen können mit ecoDMS in einem zentralen Dokumentenarchiv eingescannt, archiviert, verwaltet und wiedergefunden werden. Mit wenigen Mausklicks werden die Dokumente revisionskonform archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne das Zutun des Nutzers kategorisiert. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt dabei selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien mit der passenden Klassifizierung für die zuständigen Anwender ab.

Via Desktop-Client, Smartphone, Tablet und Weboberfläche kann in Sekundenschnelle auf das Archiv zugegriffen werden. Modernste Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Die Software ist schnell installiert und einfach zu bedienen.

ecoMAILZ Version 17.08 (donnie)

Mit ecoMAILZ können aktuelle und bestehende E-Mails inklusive deren Anhänge automatisch, gesetzeskonform und direkt vom Mailserver archiviert werden. Das Startdatum der E-Mailarchivierung kann flexibel vom Nutzer festgelegt werden. Um den rechtlichen Anforderungen der E-Mail-Archivierung nachzukommen und gleichzeitig nicht archivierungspflichtige E-Mails von der Archivierung auszuschließen, arbeitet ecoMAILZ mit einem zweistufigen Archivierungskonzept. Hierbei erhält jede Nachricht einen entsprechenden Status. In Kombination mit einer frei konfigurierbaren Sichtungsfrist kann über den Status der aktuelle Archivierungsstand verwaltet werden.

Alle Daten liegen sicher beim Kunden in Containern und nicht auf fremden Servern, bei der ecoDMS GmbH oder "einfach manipulierbar" auf dem Dateisystem. ecoMAILZ bietet volle Funktionalität für wenig Geld.

Weitere Infos finden Sie auf der Herstellerseite: www.ecodms.de


Wir sind offizieller Reseller
der ecoDMS GmbH.

GoBD 2017: Kurzeinführung


Was viele Unternehmer noch nicht für sich verinnerlicht haben, ist die Tatsache, dass die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) bereits 2014 veröffentlicht wurde und seit Anfang 2015 gilt.

Lediglich für den Bereich der Kassensysteme wurde eine Übergangsfrist gewährt, die Ende 2016 endete. Seit dem 01.01.2017 gelten demnach die GoBD in ihrem vollen Umfang und mit allen daraus resultierenden Konsequenzen.
Bedeutung
GoBD ist die Abkürzung für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Diese vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) erlassenen Grundsätze regeln die Anforderungen an die IT-gestützte Buchführung. Mit den GoBD soll somit eine einheitliche Regelung und Rechtsklarheit für Unternehmen geschaffen werden.
Rechtlicher Grundsatz
Alle steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten liegen in den Einzelsteuergesetzen und der Abgabenordnung begründet. Hierbei handelt es sich konkret um folgende Gesetze:
- § 90 Absatz 3, 141 bis 144 AO
- § 22 UStG
- § 4 Absatz 3 Satz 5, § 4 Absatz 4a Satz 6, § 4 Absatz 7, § 41 EStG
Geltung
Während die GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) nur für buchführungspflichtige Unternehmen gelten, so sind Selbständige, Freiberufler und Kleinunternehmer von den GoBD nicht befreit. Deutlich wird dies durch den Zusatz "Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form" in der Bennenung der Grundsätze. Auch die gesetzlichen Grundlagen sprechen hierfür.
Verantwortung
Hier ist - wie in vielen anderen Grundsätzen und Verordnungen (z.B. DSGVO) - der Geschäftsführer in voller Verantwortung. Im offiziellen Schreiben des BMF vom 14.11.2014 heißt es hierzu: „Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen (…) ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Dies gilt auch bei (...) Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben auf Dritte (z. B. Steuerberater oder Rechenzentrum).“
Betroffene Daten und Dokumente
Die GoBD gilt für alle Daten, welche für die Besteuerung relevant sind. Hierzu gehören gemäß § 147 Abs. 1 AO unter anderem: Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäfts- und Handelsbriefe sowie Buchungsbelege.
Da keine Übersicht existiert, in der alle steuerrelevanten Daten nachzuschlagen sind, ist oft je Einzelfall zu entscheiden.
Überprüfung / Strafmaß bei Nichteinhaltung
Das jeweilige Finanzamt und dessen Prüfer ist für die Überprüfung der GoBD zuständig. Voraussetzung für ein Strafe ist immer ein nachweisbarer Fehler oder grobe Unregelmäßigkeiten in der Buchführung.

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